Szkolenia są popularną formą doskonalenia twoich pracowników. Firmy szkoleniowe od wielu lat prześcigają się w oferowaniu nowych tematów szkoleń prowadzonych ciągle na nowe sposoby. Wysłanie pracowników na szkolenie ma spowodować, że po powrocie będą działać efektywnie albo znajdą sposoby na codzienne problemy w pracy.

Pojęcie szkolenia definiowane jest na wiele sposobów. Jedna z definicji mówi, iż „szkolenie jest zorganizowanym procesem uczenia się, którego celem jest lepsze wykonywanie pracy, a w przypadku przygotowywania się do nowych zadań nabycie umiejętności ich skutecznej realizacji” (Metody zarządzania personelem. Human Factor s.c., Kraków 1998).

Projekty szkoleniowe można z punktu widzenia działań podzielić na 4 główne etapy:

• identyfikacja potrzeb szkoleniowych,
• planowanie i organizację szkoleń,
• prowadzenie szkoleń,
• ocena efektywności przeprowadzonych szkoleń.

Wśród praktyków popularny jest model okrężny, który wprowadza powiązanie etapu oceny przeprowadzonych w przeszłości szkoleń z etapem identyfikacji potrzeb szkoleniowych na przyszłość. Model ten został przedstawiony na rysunku poniżej i nazywa się systematycznym modelem szkolenia (M. Sloman: Strategia szkolenia pracowników. PWN, Warszawa 1997, s. 42).

W 1987 roku w Stanach Zjednoczonych został sformułowany model szkolenia opracowany na potrzeby Narodowej Nagrody za Szkolenie (M. Sloman: Strategia szkolenia pracowników. PWN, Warszawa 1997, s. 46). Pozwala on jeszcze lepiej zrozumieć, na czym polegają szkolenia dla pracowników. Jego schemat został przedstawiony na rysunku poniżej.

Wszystko zaczyna się od potrzeb uczestników szkolenia. Oczywiście, czasami zdarza się, że powód organizowania szkolenia jest zupełnie inny – dodatkowy budżet działu HR, podpisane umowy z firmą szkoleniową, okazja zdobycia dofinansowania z środków UE itp. – to zasadniczo potrzeby uczestników są zwykle na pierwszym miejscu.

Kwestia badania potrzeb szkoleniowych jest niezwykle skomplikowana, ale można powiedzieć, że gdy znamy potrzeby uczestników szkolenia, można ustalić cele, jakie to szkolenie ma pomóc osiągnąć. Warto pamiętać: szkolenie ma umożliwić lub pomóc osiągnąć pewne cele, a nie jest celem samym w sobie. Jak widać na powyższym rysunku, ustalenie celów szkoleń powinno następować zawsze po badaniu potrzeb uczestników.

Po ustaleniu celów szkolenia można przystąpić do opracowania projektu – lub inaczej planu, harmonogramu, agendy – szkolenia. Im mamy mniej czasu na przeprowadzenie szkolenia i mniej uczestników, program będzie mniej obszerny. Jednak nie należy kojarzyć obszerności programu szkoleniowego z łatwością ułożenia tego programu. Czasami zbyt krótki czas szkolenia lub zbyt duża grupa uczestników powoduje, że trener musi się sporo nagimnastykować, aby ułożyć sensowny, ukierunkowany na cele, program szkolenia.

Gdy program zostanie zaakceptowany przez klienta firmy szkoleniowej, czyli zwykle przez osobę specjalisty z działu HR, dyrektora firmy, menedżera działu HR, bezpośredniego przełożonego uczestników, można szkolenie poprowadzić. Jak, gdzie, co i kiedy? To kwestie związane z planowaniem i organizacją całego projektu szkoleniowego.

Każde szkolenie ma jakieś rezultaty – dobre lub złe, zaplanowane lub zupełnie niespodziewane. Zwykle rezultaty szkolenia kojarzą się z celami szkolenia i na tym etapie następuje po prostu konfrontacja zaplanowanych celów z faktem, czy zostały osiągnięte. Nie jest to łatwe zadanie, gdyż cele bywają często bardzo nierealne. Jest to także często tylko tekst stworzony na potrzeby sprzedaży szkolenia, a potem… różnie z osiągnięciem tych celów bywa.

Na końcu warto się zastanowić, jakie korzyści (czysto fizyczne, takie jak wzrost wielkości sprzedaży, czy niematerialne – wzrost lojalności pracowników względem firmy, lepsza znajomość siebie nawzajem) ze szkolenia ma firma, która je kupuje. Jest kilka metod pomiaru efektywności szkoleń, żadna jednak nie jest ani łatwa ani w 100 procentach dokładna.

Jednak to korzyści dla firmy warunkują zaistnienie kolejnych projektów szkoleniowych w przyszłości.